Instructions de facturation aux fournisseurs et sous-traitants
L'objectif de cette page web est de préciser les préférences d'Arcwide en matière de facturation afin de faciliter et d'accélérer le paiement des factures à nos fournisseurs et sous-traitants.
Les détails ci-dessous représentent les préférences d'Arcwide pour ses propres fournisseurs et sous-traitants. Ils ne sont pas destinés à être juridiquement contraignants ni à éliminer, remplacer, annuler ou modifier les conditions générales de tout contrat conclu avec vous. Si l'un des détails ci-dessous ne recoupe pas ou n'est pas en contradiction avec les conditions générales d'un contrat conclu avec vous, ce sont les conditions générales du contrat conclu avec vous qui prévalent.
Où et comment envoyer les factures
Les factures conformes à la TVA doivent être envoyées par courrier électronique à RO.supplierinvoice@arcwide.com. Veuillez ne pas envoyer de factures aux adresses électroniques personnelles d'Arcwide. Chaque facture doit être envoyée dans un courrier électronique distinct et dans un seul fichier. Le fichier doit être au format PDF lisible par machine, d'une taille maximale de 10 Mo, et ne doit pas être crypté. Veuillez noter que le traitement du courrier électronique sera largement automatisé, de sorte que le texte contenu dans le courrier électronique ne sera pas lu comme faisant partie de la facture.
Nous nous préparons également à recevoir des factures électroniques. Si cette option vous intéresse, veuillez nous indiquer le format de vos factures électroniques et nous vous contacterons lorsque cette option sera disponible.
Arcwide préfère de loin que les factures soient envoyées par courrier électronique. Toutefois, et uniquement si cela est expressément demandé dans le cadre de votre contrat avec Arcwide, nous continuerons d'accepter les factures sous forme physique, envoyées par la poste à l'adresse de facturation ci-dessous :
Où et comment envoyer les factures
Les factures conformes à la TVA doivent être envoyées par courrier électronique à RO.supplierinvoice@arcwide.com. Veuillez ne pas envoyer de factures à des adresses électroniques personnelles d'Arcwide. Chaque facture doit être envoyée dans un courriel séparé et dans un seul fichier. Le fichier doit être au format PDF lisible par machine, d'une taille maximale de 10 Mo, et ne doit pas être crypté. Veuillez noter que le traitement de l'e-mail sera largement automatisé, de sorte que le texte contenu dans l'e-mail ne sera pas lu comme faisant partie de la facture.
Nous nous préparons également à recevoir des factures électroniques. Si cette option vous intéresse, veuillez nous indiquer le format de vos factures électroniques et nous vous contacterons lorsque cette option sera disponible.
Arcwide préfère de loin que les factures soient envoyées par courrier électronique. Toutefois, et uniquement si cela est expressément demandé dans le cadre de votre contrat avec Arcwide, nous continuerons à accepter les factures sous forme physique, envoyées par la poste à l'adresse de facturation ci-dessous :
Arcwide SRL
Str. Izvor nr. 80, sector 5, et. 4
cod 050564, București,
Roumanie
Quelles informations doivent figurer sur la facture ?
Outre les informations spécifiquement requises dans le cadre du contrat conclu avec vous (nom du fournisseur, adresse du fournisseur, numéro d'immatriculation à la TVA), vous trouverez ci-dessous certaines informations qui doivent figurer sur vos factures, selon que vous êtes un sous-traitant ou un fournisseur de l'Union européenne. Veuillez noter que le contrat-cadre doit être joint à la première facture et qu'en cas de modification du contrat-cadre, les documents supplémentaires doivent être joints. Si les services sont fournis sur la base d'une annexe au contrat, celle-ci doit également être ajoutée. Sur le plan fiscal, le cahier des charges doit également être joint en annexe aux factures décrivant les services rendus ou les biens livrés.
Détails de la facturation pour les fournisseurs
- Nom de référence : Nom de la personne de contact ou de l'employé d'Arcwide qui a commandé les services/biens.
- Détails complémentaires, le cas échéant : numéro de commande et/ou code de référence Arcwide (par exemple CCxxxxxxxxxxxx ou NCOxxxxxxxxxxxx), fourni par le demandeur/la personne de contact Arcwide.
- votre IBAN (en cas de changement d'IBAN, veillez à nous en informer à l'adresse électronique ci-dessous)
- Numéro de TVA d'Arcwide SRL RO45851546
Détails de la facturation pour les sous-traitants
- Code du projet (ID) : Code du projet (ID) et nom du client
- Nom de la personne agissant en tant qu'associé responsable de la mission, le cas échéant
- Nom de la personne agissant en tant que responsable de la mission dans le cadre du projet
- Votre IBAN (en cas de changement d'IBAN, veillez à nous en informer à l'adresse électronique mentionnée ci-dessous)
- Numéro de TVA d'Arcwide SRL RO45851546
- Détails justificatifs : pour chaque jour au cours duquel les services ont été fournis :
- Nom des consultants qui ont fourni les services,
- Dates auxquelles les services ont été fournis, heures travaillées au taux négocié chaque jour,
- les reçus ou autres détails appropriés concernant les dépenses connexes (le cas échéant), et
- le code de référence Arcwide (par exemple COxxxxxxxxxxx), tel qu'il a été fourni par le demandeur/la personne de contact Arcwide.
Nous vous remercions de votre coopération. Si vous avez des questions ou d'autres points à communiquer, veuillez les envoyer à RO.accounts.payable@arcwide.com.